Schneller, aber nicht besser Warum KI ohne Koordination die Teamarbeit bremst

Der Einsatz künstlicher Intelligenz hat in vielen Projektteams die Arbeit schneller gemacht, doch Abstimmungsprobleme zwischen Teams haben sich verschlimmert. Zu diesem Ergebnis kommt die Atlassian-Studie „State of Teams 2026“. Demnach verzeichnen zwar 89 Prozent der Führungskräfte Produktivitätsgewinne durch KI, doch nur sechs Prozent erkennen einen konkreten Return-on-Invest.

Wenn die Aufgabenlast hoch und der Arbeitsalltag stark auf Tempo ausgelegt ist, greifen Beschäftigte zunehmend auf KI zurück, um schneller zu arbeiten. Das ergibt eine aktuelle Studie des Atlassian Teamworks Lab. Doch ersetzt Geschwindigkeit keine Abstimmung. In Deutschland geben 91 Prozent der Büroangestellten an, dass im hektischen Leistungsmodus schlicht die Zeit oder Kapazität für eine saubere Koordination fehlt. Die Folgen: doppelte Arbeit, widersprüchliche Prioritäten und Reibungsverluste zwischen Fachbereichen.

So beobachten fast zwei Drittel (63 Prozent) der deutschen Büroangestellten, dass mehrere Teams parallel an denselben Projekten arbeiten. Statt Zusammenarbeit zu erleichtern, erhöht KI also den Abstimmungsaufwand zwischen Teams weiter: Je schneller Aufgaben erledigt und Inhalte produziert werden, desto mehr Übergaben, Rückfragen und Abstimmungsschleifen entstehen, während im auf Tempo getrimmten Arbeitsalltag oft weniger Zeit für andere, fällige Aufgaben bleibt. Dadurch entstehen sogenannte Fragmentierungskosten, die die Fortune-500-Unternehmen zum Beispiel jedes Jahr circa 161 Milliarden* US-Dollar kosten.

Falscher Fokus

Darüber hinaus konzentrieren sich KI-Initiativen zu selten auf die Teamarbeit. So richten weltweit nur knapp ein Viertel (24 Prozent) der Führungskräfte neue KI-Einführungen gezielt auf die Teamebene aus. Stattdessen fokussieren sich viele Unternehmen vor allem auf KI als Hebel für die individuelle Produktivität oder auf breit angelegte, unternehmensweite Initiativen. Dabei findet heute 80 Prozent der Arbeit in Unternehmen in Teams statt - ob in Form von bereichsübergreifenden Abstimmungen, Übergaben oder der gemeinsamer Umsetzung von Projekten.

Gleichzeitig sind sich 81 Prozent der Führungskräfte einig, dass die Zukunft der Arbeit von der effektiven Zusammenarbeit zwischen Mensch und KI bestimmt sein wird. Dennoch investieren Unternehmen mit einer Wahrscheinlichkeit von 84 Prozent eher in neue Tools und Technologien als in Schulungen, um Mitarbeitende auf die Zusammenarbeit mit KI vorzubereiten. In Deutschland ist diese Schieflage spürbar: beinahe drei Viertel (74 Prozent) der Büroangestellten berichten, dass ihre Arbeitsprozesse noch nicht für den Einsatz von KI optimiert sind, und lediglich 36 Prozent nehmen an umfassenden Lern- und Weiterbildungsangeboten rund um KI teil.

Einführung ohne Wirkung

Die bloße Einführung von KI garantiert zudem noch keine Qualität der Ergebnisse. In Deutschland nutzt zwar die Mehrheit (83 Prozent) der Büroangestellten bereits KI-Tools, doch nur 23 Prozent von ihnen haben die Technologie fest in ihre täglichen Arbeitsabläufe eingebettet. Datenrückstände und mangelnder Kontext bremsen die KI-Transformation zusätzlich. So kritisiert knapp ein Drittel (32 Prozent) der deutschen Befragten die Qualität von KI-Ergebnissen, und mehr als die Hälfte (54 Prozent) hat das Gefühl, sich zwischen Geschwindigkeit und Qualität entscheiden zu müssen. Vertrauen in KI-Outputs bleibt damit ein knappes Gut und der erhoffte Nutzen bleibt ebenfalls aus.

Was Vorreiter beim KI-Einsatz anders machen

Während die Mehrheit KI bislang vor allem als Produktivitätsbooster für Einzelpersonen versteht, hat ein kleiner Anteil von 14 Prozent der befragten Unternehmen weltweit die Zusammenarbeit bereits grundlegend modernisiert mit klarem Fokus auf gemeinsamen Kontext auf Teamebene, definierte Rollen zwischen Menschen und KI sowie einer Kultur, die Experimentieren und kontinuierliches Lernen fördert. Erfolgreiche Unternehmen setzen dabei klare, einheitliche Ziele und sorgen für eine zentrale und vertrauenswürdige Wissensbasis.

„KI hat das Versprechen von mehr Geschwindigkeit eingelöst – doch Tempo allein schafft noch keinen geschäftlichen Mehrwert. Der eigentliche Wandel beginnt erst dann, wenn Unternehmen KI nicht länger nur als Werkzeug für die individuelle Produktivität verstehen, sondern sie gezielt in die Zusammenarbeit ihrer Teams integrieren. Viele Unternehmen setzen KI derzeit auf bestehendes Chaos auf und halten mehr Output fälschlicherweise für echten Fortschritt“, sagt Dr. Molly Sands, Head of Teamwork Lab bei Atlassian. „Unternehmen schöpfen das volle ROI-Potenzial erst dann aus, wenn sie KI nicht einfach ergänzend einsetzen, sondern ihre Teams befähigen, Workflows, Prozesse und Herangehensweisen gemeinsam von Grund auf neu aufzustellen. Entscheidend ist dabei, eine Kultur des Experimentierens - eine, in der Teams KI nutzen, um sich besser abzustimmen, Kontext zu teilen und Zusammenarbeit neu zu gestalten. Denn richtig eingesetzt ist KI weit mehr als ein persönlicher Effizienzhebel: Sie wird zur gemeinsamen Arbeitsgrundlage für das gesamte Team.“ (sg)

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