Dokumentation Technische Dokumentation im Scrum-Team

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Auch die Technische Dokumentation lässt sich in die agile Softwareentwicklung mit Scrum einbeziehen. Dieser Beitrag erläutert, was dabei bedacht werden sollte.

Sobald sich ein Unternehmen dazu entschließt, nach der Scrum-Methode zu entwickeln, betrifft dies auch die Kollegen aus der Technischen Dokumentation. In diesem Zusammenhang stellen sich einige Fragen: Sollen die Technischen Redakteure auch mit dieser Methode arbeiten? Wie sieht die Zusammenarbeit aus? Welche Vorteile hat es, wenn Technische Redakteure im Team mitarbeiten und an den regelmäßigen Scrum-Meetings teilnehmen?

Wie sieht die Zusammenarbeit im Team aus?

Ein Scrum-Team besteht aus ungefähr neun Kollegen mit unterschiedlichen Qualifikationen, die zusammen für Design, Entwicklung, Test und Technische Dokumentation verantwortlich sind. Teamwork steht dabei im Vordergrund: Alle erledigen ihre Aufgaben in enger Abstimmung mit den anderen Teammitgliedern. Das gilt auch für die Technische Dokumentation. Im Rahmen von agiler Entwicklung ist die Dokumentation ein integraler Bestandteil des Produkts. Ohne Dokumentation gibt es kein Produkt.

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Technische Redakteure sind jetzt Teil des Teams

Für Technische Redakteure, die früher der Marketingabteilung oder einer eigenen Abteilung angehörten, bedeutet dies eine gravierende Veränderung. Die Redakteure haben im Scrum-Team mehr Einblick in die Produktentwicklung und kommunizieren öfter mit den Entwicklern, auch informell. Der Rückhalt des Doku-Teams fehlt, die Redakteure müssen selbstständig arbeiten und Entscheidungen treffen. Da diese Arbeitsweise hohe Eigenverantwortung erfordert, kann Scrum für Mitarbeiter, die an hierarchische Strukturen gewöhnt sind, schwierig umzusetzen sein.

Durch die tägliche Kommunikation im Scrum-Meeting erhalten alle Teammitglieder einen Einblick in die Arbeit der anderen. Dadurch können Redakteure unkompliziert weitere Aufgaben übernehmen, beispielsweise User-Interface-Texte korrigieren oder Verbesserungen vorschlagen. Wenn regelmäßiger Kundenkontakt vorgesehen ist, können auch Redakteure davon profitieren: Sie bekommen ein direktes Feedback auf ihre Dokumentation und können diese dann anpassen, um die User Experience zu verbessern.

Spezielle Werkzeuge helfen den Teams dabei, die Arbeitspakete zu planen und jederzeit nachzuvollziehen. Die Arbeit ist transparent im Backlog eingetragen und in einzelne Items aufgeteilt, so dass Entwickler und Redakteure ihre Aufwände gut einplanen können.

Agile Entwicklung an verschiedenen Standorten

Wenn nicht alle Teammitglieder vor Ort zusammenarbeiten, bieten heutige Informationstechnologien effiziente Kommunikationsmöglichkeiten wie zum Beispiel Videokonferenzen oder Web-Meetings, um nur zwei zu nennen. Dies ist auch für Redakteure wichtig, weil sie meistens nicht auf die Entwicklungsumgebung zugreifen können und darauf angewiesen sind, am Informationsfluss teilzuhaben.

Im Rahmen der agilen Entwicklung stehen den Redakteuren nur noch wenige Spezifikationen als Informationsquelle zur Verfügung. Deshalb ist es wichtig, dass alle vorhandenen Informationen verfügbar sind. Ein Dokumentenmanagement-System hilft dabei, Dokumente mit Kommentaren, Webinare und andere Formate zu verwalten.

Darüber hinaus ist das Scrum-Meeting die ideale Gelegenheit, um auf dem Laufenden zu bleiben. Aus diesem Grund sollten Technische Redakteure von Sprint 1 an im Scrum-Team integriert sein. Die regelmäßige Durchsicht der Backlog-Items liefert Redakteuren ebenfalls Statushinweise für ihre Dokumentation. Redakteure sollten jederzeit Zugriff auf den aktuellen Build oder das Produkt haben, um die eigene Dokumentation zu testen und zu verifizieren.

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