Suchen

Take-Off-Workshops im Projektmanagement

Autor / Redakteur: Dr. Jürgen Schmied, Dr. Karlheinz Morgenroth* / Martina Hafner

In der Softwareentwicklung bestimmten die frühen Phasen eines Projekts maßgeblich den Erfolg des Gesamtprojektes. Dabei haben sich Take-off-Workshops bewährt.

Firma zum Thema

Um Projektteams auch tatsächlich zum „Durchstarten“ und „Abheben“ zu verhelfen, hat sich das Konzept der Take-off-Workshops bewährt.
Um Projektteams auch tatsächlich zum „Durchstarten“ und „Abheben“ zu verhelfen, hat sich das Konzept der Take-off-Workshops bewährt.
(Bild: pixabay)

Die richtige Auswahl der Teammitglieder, die angemessene Aufgabenverteilung im und gegebenenfalls zwischen den Teams, eine klare Anforderungsdefinition, die korrekte Systematik für die Durchführung einer Aufwandsschätzung und eine professionelle Risikoanalyse: Dies sind nur einige Beispiele für Erfolgsfaktoren in der Projektstartphase. Gerade zu Beginn eines Projektes hat der Projektleiter am meisten zu tun, denn seine Aufgabe ist es, das Projekt richtig aufzusetzen. Hierzu benötigt er Kenntnisse über Projektmanagement-Methoden, Wissen über die Stärken jedes Mitarbeiters und natürlich persönliche Fähigkeiten zur Mitarbeiterführung. All zu oft muss der Projektleiter ein Tausendsassa sein, jemand, der bereits vor dem Frühstück an (s)ein neues Weltwunder glaubt.

Aber wer ist das schon? Die Realität sieht meist anders aus. Es wird ein Projektleiter für das gerade akquirierte Projekt gesucht. Wie immer sind bereits alle, die diesen Job schon einmal gemacht haben, verplant und nicht verfügbar. Zwangsweise wird die Stelle des Projektleiters und das gesamte Projektteam mit denjenigen Leuten besetzt, die gerade zufällig frei oder zumindest nicht völlig ausgelastet sind. Die persönlichen Fähigkeiten der Mitarbeiter werden aus Mangel an Ressourcen nur berücksichtigt, sofern diese absolut erfolgskritisch sind.

Der zukünftige Projektleiter hat zwar zuvor schon einmal stellvertretend die Rolle eines Projektleiters übernommen, selbst aber noch nie ein derartiges Projekt eigenverantwortlich geleitet. Vor zwei Jahren hat er an einer Schulung zum Thema Projektmanagement teilgenommen, mittlerweile ist sein methodisches Projektmanagement-Wissen – auch mangels Praxis – nur noch bruchstückhaft vorhanden. Und wir wissen alle, ein „Wissender“ ist noch lange kein „Könner“.

Take-off-Workshop: Lernen anhand der Projekt-Praxis

Wie geht man am besten mit einer derartigen Situation um? Um Projektteams auch tatsächlich zum „Durchstarten“ und „Abheben“ zu verhelfen, hat sich das Konzept der Take-off-Workshops bewährt. Mithilfe dieser Workshops und vor allem mithilfe projektexterner Mitwirkung werden der Projektleiter und sein Team in der frühen Phase des Projektes unterstützt – dort, wo am meisten schief gehen kann. Statt den Projektleiter auf eine theoretische Projektmanagement-Schulung zu schicken, von der er anschließend nur einen kleinen Teil in die Praxis umsetzen kann, setzt ein erfahrener Projekt-Coach gemeinsam mit dem Projektleiter das Projekt auf.

Auch im weiteren Projektverlauf wird der Projekt-Coach regelmäßig bei Bedarf, mindestens aber zu den Projekt-Reviews an Hauptmeilensteinen eingebunden. Natürlich macht auch weiterhin bei diesem Konzept der Projektleiter-Ausbildung eine theoretische Projektmanagement-Schulung Sinn, um Grundlagenwissen zu schaffen. Jedoch wird mithilfe des Training-on-the-Job die erfolgreiche Umsetzung des Projektmanagement-Wissens deutlich wahrscheinlicher und die Nachhaltigkeit der Wissensvermittlung sichergestellt.

Die richtige Richtung: Projektvision und Projektziele

Eine der ersten Aufgaben in dem typischerweise zweitägigen Take-off-Workshop ist die Vorstellung der Projektvision und der Projektziele. Die Definition der Projektvision und der Projektziele sollte dabei bereits früher erfolgt sein, zum Beispiel in einer Vorprojektphase, in der auch die Projektakquise stattfand. Im Take-off-Workshop geht es dann darum sicherzustellen, dass alle Beteiligten dasselbe Verständnis über Vision und Ziele haben und diese auch akzeptieren.

Als Umschreibung hat sich der Begriff „smarte“ Projektziele etabliert, wobei SMART die fünf Eigenschaften von „guten“ Projektzielen im Sinne von „spezifisch“, „messbar“, „angemessen“, „relevant“ und „terminiert“ definiert. Unklare Projektvision und „unsmarte“ Projektziele haben meist eine geringe Akzeptanz im Projektteam zur Folge. Aufgrund mangelnden Projektverständnisses werden Annahmen implizit getroffen und Aufwände schließlich fehlinvestiert, da ein zielgerichtetes Arbeiten nicht möglich ist.

Was sind SMARTE Projektziele?

  • S wie spezifisch: Ziele dürfen nicht vage, sondern müssen eindeutig und präzise formuliert sein.
  • M wie messbar: Das Erreichen eines Zieles muss messbar sein.
  • A wie angemessen: Ziele müssen bezüglich des Aufwandes angemessen sein. D.h. Ziele müssen auch erreichbar sein.
  • R wie relevant: Ziele müssen für das Projekt wirklich relevant sein.
  • T wie terminiert: Das Erreichen eines Zieles muss mit einem Termin versehen sein.

Ablauf- und Aufbauorganisation: Wer macht was und wann?

Die Erarbeitung der Projektorganisation ist der zweite wichtige Agendapunkt im Take-off-Workshop. Unter Projektorganisation wird dabei sowohl die Ablauforganisation – d.h. wie wird das Projekt in einzelne Phasen unterteilt, welche Hauptmeilensteine sind im Projekt definiert – als auch die Aufbauorganisation verstanden.

Die Aufbauorganisation umfasst dabei die Rollenverteilung im Team, die Definition der Schnittstellen zwischen den eigenen Teams, zum Kunden, zu Kooperationspartnern und Lieferanten, als auch die Definition der Regelkommunikation in diesem Beziehungsgeflecht, inklusive der Berichts- und Eskalationswege, sowie deren Eskalationskriterien.

Jedes Projekt besteht letztlich aus den Parametern Mensch, Technik, sowie den Arbeitsprozessen. Take-off-Workshops fokussieren auf die Menschen und Arbeitsprozesse, um sicherzustellen, dass die Menschen effizient und effektiv zusammenarbeiten können.
Jedes Projekt besteht letztlich aus den Parametern Mensch, Technik, sowie den Arbeitsprozessen. Take-off-Workshops fokussieren auf die Menschen und Arbeitsprozesse, um sicherzustellen, dass die Menschen effizient und effektiv zusammenarbeiten können.
(Bild: Methodpark)

Drei Erfolgskomponenten: Mensch, Technik und Prozesse

Take-off-Workshops besitzen aber auch bedeutende soziale Elemente, gerade bei größeren Unternehmen, in denen sich nicht notwendigerweise alle Beteiligten bereits zu Projektbeginn kennen. Häufig scheuen Unternehmen für derartige Workshops die Investition in Reisekosten bei verteilt arbeitenden Teams. Dabei wird die soziale Komponente unterschätzt. Die Kommunikation zwischen den Beteiligten ist deutlich einfacher und effizienter, wenn sie wissen, mit wem sie reden, weil sie ihren Kommunikationspartner bereits am ersten Abend des Take-off-Workshop persönlich kennengelernt haben.

Jedes Projekt besteht letztlich aus den Parametern „Mensch“ (dieser muss das Projekt umsetzen), „Technik“ (diese wird benutzt, um das Produkt zu bauen) sowie den „Arbeitsprozessen“. Take-off-Workshops fokussieren dabei auf die Menschen und Arbeitsprozesse, um sicherzustellen, dass die Menschen effizient und effektiv zusammenarbeiten können. Nur dann, wenn dieses Zusammenspiel funktioniert, werden am Ende auch die aufgewandten Entwicklungskosten, die Produktqualität sowie die Einhaltung der Liefertermine den Vorgaben entsprechen.

Kein Projekt ohne Risikomanagement

„Jedes Projekt hat Risiken, sonst würde es den Namen ‚Projekt’ nicht verdienen.“ Risikomanagement ist ein Beispiel für einen derartigen Arbeitsprozess, der zwar in der Regel schon in der Vorprojektphase gestartet wurde, aber in den Take-off-Workshops immer mit ausgeführt wird.

Der Projektleiter kann das Risikomanagement nicht alleine betreiben; er benötigt das gesamte Team, um eine ganzheitliche Sichtweise auf das Projekt und sein zu entwickelndes Produkt zu erhalten. Und unter „Team“ ist dabei nicht nur das dem Projektleiter direkt unterstellte Projektteam zu verstehen, sondern alle, die in dem Projekt mitarbeiten, also gegebenenfalls auch Teams von Nachbarabteilungen, Lieferanten und Kooperationspartnern.

Aufwandsabschätzung und Terminplanung

Zwei weitere Punkte in der Agenda eines Take-off-Workshop sind die Erstellung einer ersten Aufwandsschätzung sowie die Erstellung des ersten groben Terminplanes. Auch hier gilt: Häufig führt das Angebotsteam – nicht das endgültige Entwicklungsteam – diese Schätzung bereits in der Projektphase durch. In diesem Fall ist im Take-off-Workshop mindestens ein Review der Aufwandsschätzung sowie der Terminplanung notwendig.

Diese Standardthemen werden im realen Take-off-Workshop in der Regel durch Spezialthemen erweitert. Beispiele könnten etwa sein: Vorstellung und Diskussion vorgegebener Qualitätsanforderungen, Festlegung von Vorgehensweisen bezüglich Konfigurationsmanagement, Festlegung der projektinternen Zusammenarbeit / Meetingkultur und weitere.

Überblick: Inhalte eines Take-Off-Workshops

  • Vorstellung Projektvision und Projektziele
  • Projektablauforganisation
  • Projektaufbauorganisation (Rollenverteilung und Schnittstellen)
  • Kommunikationsplan inkl. Eskalationsmanagement
  • Risikomanagement
  • Aufwandsschätzung und Terminplanung
  • Entwicklung der Projektkultur
  • Weitere Spezialthemen
  • Offene Punkte und Aufgabenverteilung

Wie es nach dem Take-Off-Workshop weiter geht

Naturgemäß lassen sich gerade in der Projektstartphase, in der wir uns immer noch befinden, nicht alle Fragestellungen sofort bis ins letzte Detail klären. Dies ist auch nicht unbedingt ausdrückliches Hauptziel. Zudem reicht der zeitliche Rahmen von typischerweise zwei Tagen dafür nicht aus.

Stattdessen werden – sofern notwendig – Folgeaktivitäten für den Projektleiter und sein Team definiert. Diese Aufgaben sind in einer Liste offener Punkte aufzunehmen, einer verantwortlichen Person zuzuordnen und mit einem Termin zu versehen, bis zu dem diese Aktivität abgeschlossen werden soll. Neben den offenen Punkten sind aber genauso die im Workshop getroffenen Entscheidungen zu dokumentieren.

Der Projekt-Antriebsstrang. Nur dann, wenn dieses Zusammenspiel funktioniert, werden am Ende auch die aufgewandten Entwicklungskosten, die Produktqualität sowie die Einhaltung der Liefertermine den Vorgaben entsprechen.
Der Projekt-Antriebsstrang. Nur dann, wenn dieses Zusammenspiel funktioniert, werden am Ende auch die aufgewandten Entwicklungskosten, die Produktqualität sowie die Einhaltung der Liefertermine den Vorgaben entsprechen.
(Bild: Methodpark)

Das Projektteam und sein Projektleiter müssen auch nach dem Ende des Take-off-Workshop weiterhin unterstützt werden. Zum Beispiel sollen die aus einem Take-off-Workshop entstandenen Folgeaktivitäten, vergleichbar der Flugsicherung, überwacht und ihr erfolgreicher Abschluss gewährleistet werden. Typischerweise wird der Projekt-Coach, der meist in einem zentralen Projektmanagement-Office disziplinarisch verankert ist, mindestens zu den Hauptmeilensteinen am Projektgeschehen beteiligt.

Ebenso bietet sich die Moderation von Lessons-Learned-Sitzungen zu Phasenabschlüssen oder am Projektende durch den Projekt-Coach an. Bei Bedarf bietet der Projekt-Coach zudem im Sinne einer Taskforce in kritischen Projektsituationen seine Unterstützung an.

* Dr. Karlheinz Morgenroth studierte Wirtschaftsinformatik. Seit 2009 hält Morgenroth Vorlesungen an der Universität Bamberg zum Thema Projektmanagement in IT-Projekten. Seit 2016 zeichnet er bei der LEONI Boardnetz-Systeme GmbH verantwortlich für den Bereich Funktionale Sicherheit.

* Dr. Jürgen Schmied studierte und promovierte am Lehrstuhl für Informatik der Universität Würzburg. Dort ist er auch Lehrbeauftragter und hält Vorlesungen zum Thema „Management im Software Engineering“. Seit 2018 ist er Geschäftsführer bei der Process Fellows GmbH.

(ID:45844799)