Tipps und Tricks für zeitgemäßes Projektmanagement

Es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen und nicht jeder hat ein angeborenes Organisationstalent. Probieren Sie deswegen folgende Tipps, um Ihr nächstes Projekt zum Erfolg zu führen.

Anbieter zum Thema

MicroConsult Microelectronics Consulting & Training GmbH

Parasoft® Deutschland GmbH

RTI Real-Time Innovations

braintool software GmbH

1. Kreieren Sie ein angenehmes Arbeitsklima

Egal in welchem Job, niemand arbeitet gern in angespannter Atmosphäre oder mit schlechter Stimmung im Team. Um den Erfolg Ihres Projekts nicht zu gefährden und die Motivation des Projektteams hochzuhalten, sollten Sie für ein angenehmes Arbeitsklima sorgen. Damit ist sowohl der Arbeitsplatz an sich gemeint, als auch die zwischenmenschlichen Beziehungen der am Projekt Beteiligten. Zeigen Sie sich offen für das Input der Teammitglieder und beweisen Sie auch in kritischen Situationen Einfühlungsvermögen.

2. Setzen Sie smarte Ziele

Ein Projekt sollte immer dafür sorgen, ein bestimmtes Problem zu lösen und dient kaum einem reinen Selbstzweck. Legen Sie deswegen Ziele nach dem SMART Prinzip fest. Formulieren Sie die Ziele Ihres Projekts spezifisch, messbar, ausführbar bzw. akzeptiert, realistisch und terminiert. Wenn Sie nach dieser Methode vorgehen, sollten Ihre Ziele Antworten dazu liefern, was genau Sie erreichen wollen, woran Sie Ihren Erfolg messen werden, ob Sie das Ziel selbst erarbeiten können und welche konkreten Schritte Sie zur Erreichung des Ziels gehen werden müssen, ob Ihr Ziel realistisch zu erreichen ist und wann Sie es erreicht haben werden.

Starten Sie beispielsweise ein Projekt, um den Absatz zu steigern, so wäre es ratsam, Ihr Ziel zu präzisieren, um sicherzustellen, dass Sie mit Ihrem Projekt auch tatsächlich das Richtige erreichen. Legen Sie somit fest, um wie viel Prozent Sie den Absatz mit welchen Maßnahmen und in welchem zeitlichen Rahmen steigern wollen. Als Maßnahmen definieren Sie zum Beispiel Onlinemarketing-Maßnahmen und Kaltakquise neuer Kunden.

3. Durchdenken Sie das Teambuilding

Kaum etwas ist so wichtig wie ein gut funktionierendes Team, um ein erfolgreiches Projekt zu gewährleisten. Benötigen Sie Experten eines bestimmten Bereichs oder sollten Ihre Teammitglieder gewisse Soft Skills mitbringen? Seien Sie sich vor der Zusammenstellung Ihres Teams über die Anforderungen an Selbiges bewusst und wählen Sie die Mitglieder entsprechend aus. Achten Sie nach Möglichkeit auch auf Zwischenmenschliches und versuchen Sie, ein harmonisches Team zu bilden, was sich dennoch gegenseitig Input geben und gut zusammenarbeiten kann. Ziehen Sie zu Beginn oder auch während des Projekts (je nach Länge) außerdem Teambuildingmaßnahmen in Betracht. Dazu ist nicht zwingend ein Survival Training auf einer einsamen Hütte notwendig. Oft reicht bereits ein gemeinsames Abendessen, um sich gegenseitig auch außerhalb des Büros besser kennenzulernen.

4. Verteilen Sie klare Verantwortlichkeiten

Stellen Sie gleich bei der Planung und vor Beginn des eigentlichen Projekts klare Verhältnisse her. Wer ist wem unterstellt, wie sieht die Hierarchie aus und wer sollte an wen reporten. Gleichzeitig sollten Sie dafür sorgen, dass Verantwortlichkeiten nicht doppelt verteilt werden, sondern nach Möglichkeit ein Mitglied für einen Bereich zuständig ist, denn zu viele Köche verderben bekanntlich den Brei. Die grafische Darstellung in Form eines Organigramms hilft bei der Veranschaulichung des Teamaufbaus und der Verteilung der Verantwortlichkeiten.

5. Legen Sie Budgets fest

Ihre Ressourcen sind begrenzt. Legen Sie deswegen nicht nur personell, sondern natürlich auch finanziell fest, welches Budget für welche Projektschritte eingesetzt werden soll. Definieren Sie realistische Summen und überprüfen Sie regelmäßig deren Praxistauglichkeit.

6. Definieren Sie Meilensteine

Ein Projekt ist kein Projekt, wenn es nicht zeitlich terminiert ist. Gerade bei Projekten mit längeren Laufzeiten ist es deswegen besonders wichtig, Meilensteine zu setzen. Diese Teilerfolge motivieren nicht nur, sondern helfen auch bei der Projektkoordination und vereinfachen die Dokumentation Ihres Projekts.

7. Managen Sie Projektrisiken

Wie bereits zuvor angesprochen, kann es natürlich vorkommen, dass nicht alles so abläuft, wie zuvor geplant. Bleiben Sie auch in diesen Situationen Herr der Lage, indem Sie Projektrisiken antizipieren und Notfallszenarien entwerfen, die im Fall der Fälle greifen können. Indem Sie sich bereits zuvor mit diesen unerfreulichen Situationen befassen, werden Sie Schwierigkeiten schneller erkennen und Ihr Projekt erfolgreich aus einer möglichen Krise führen können. Ganz nebenbei wird es Ihre Sicherheit erhöhen, denn Sie haben sich mental bereits damit beschäftigt, was Sie in einer unerwarteten Situation tun könnten und somit souveräner agieren.

8. Konstante Evaluierung und Adaption des Projekts

Vor Beginn des Projekts können Sie jeden Schritt noch so genau definiert haben, manchmal kommt es doch anders, als geplant. Evaluieren Sie deswegen im Rahmen des Projektcontrollings konstant, ob Ihr Projekt noch auf dem richtigen Weg ist, die gesetzten Ziele zu erreichen und adaptieren Sie falls nötig Ihre Planung. Seien Sie flexibel für dieses Änderungsmanagement und halten Sie nicht stur an der zuvor gemachten Planung fest, um Ihr Projekt erfolgreich abschließen zu können.

9. Projektcontrolling

Zur Überprüfung der Einhaltung Ihrer zuvor gesetzten, smarten Ziele, ist das Projektcontrolling unabdingbar. Fokussieren Sie sich hier nicht zu sehr auf “Kontrolle”; es geht beim Projektcontrolling viel mehr um die Steuerung des Projekts. Zögern Sie nicht, Konsequenzen aus Soll-Ist-Vergleichen zu ziehen und Ihre Projektplanung im Rahmen des Änderungsmanagements entsprechend anzupassen.

10. Projektdokumentation

Denken Sie voraus und nicht nur bis zur Erreichung des nächsten Meilensteins oder der Beendigung des aktuellen Projekts. Für die Zukunft wird es Ihnen von großem Nutzen sein, den Verlauf des Projekts genau dokumentiert zu haben. In der Dokumentation reflektieren Sie detailliert die Durchführung des Projekts und können sowohl positive, als auch kritische Phasen im Nachhinein analysieren und einen Lerneffekt für Ihr nächstes Projekt kreieren.

11. Kommunikation und Feedback

Erfahrene Projektmanager würden auf die Frage nach ihrem Top Tipp für erfolgreiches Projektmanagement wohl sicher oft mit “Kommunikation, Kommunikation, Kommunikation” antworten. Nicht zu kommunizieren ist nicht möglich; seien Sie sich also bewusst darüber, welche Signale Ihre Handlungen und auch Worte senden. Holen Sie durch Kick-Off und Statusmeetings direkt das gesamte Team ins Boot, lassen Sie sich regelmäßig berichten und geben Sie Feedback. Offenheit ist wichtig, denn nur so lassen sich die gemeinsamen Projektziele erreichen.

12. Digitalisierung im Projektmanagement

Steffen Jung, Leiter Marketing bei braintool software.

Es ist sicher kein Geheimnis mehr, dass die Projektplanung mit Papier und Bleistift nicht mehr zeitgemäß ist. In Zeiten der Digitalisierung, Industrie 4.0 und virtueller Teams kann Ihnen eine Projektmanagementsoftware von großem Nutzen sein. Die Arbeit im Projektmanagement wird zunehmend mobiler. Ob Cloudlösung oder Desktopversion mit mobiler Anbindung. Heutzutage hat man seine Meilensteine, Status und Projektdokumentationen auch von unterwegs aus im Blick.

Der Autor

Steffen Jung, Leiter Marketing bei braintool software - einem der führenden Anbieter von Projektmanagement-Software, verfügt über langjährige Management-Erfahrung.

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